LAYOUT, TATA RUANG PERPUSTAKAAN

TUGAS TEKNOLOGI INFORMASI

MAKALAH TENTANG KONSEP TATA RUANG PERPUSTAKAAN

 

NAMA      : RINDANG IMEGA NANDA PERTIWI

NIM           : 13040112130120

KELAS      : ILPUS-B

UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG

ABSTRAK

Sudah tak asing lagi bagi kita dengan apa itu perpustakaan, bagaimana bentuk dsri perpustakaan, danapa saja yang ada diperpustakaan. Namun tak sedikit pula orang yang masih awam terhadap perpstakaan, banyak yang menjadikan perpustakaan adalah sebuah tempat yang mengerikan “horor” gelap, berdebu, banyak sarang laba-laba, bertumpuk-tumpuk buku tebal di rak yang menjulang tinggi.

Untuk itu rancangan konsep dan aktivitas kantor di perpustakaan sangatlah penting untuk di lakukan. Salah satunya untuk membuat ruangan manjadi bersih, indah, tertata rapi, aman dan terasa nyaman. Selain itu dengan ruangan yang sejuk dan nyaman tentunya akan meningkatkan kwalitas layanan perpustakaan dan para pemustaka akan betah dan mau berkunjung lagi ke perpustakaan. Dengan demikian “image” pepustakaan bagi masyarakat awam akan berubah total.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH

                Rancangan konsep dan aktivitas kantor di perpustakaan sangatlah penting untuk di lakukan. Salah satunya untuk membuat ruangan manjadi bersih, indah, tertata rapi, aman dan terasa nyaman. Selain itu dengan ruangan yang sejuk dan nyaman tentunya akan meningkatkan kwalitas layanan perpustakaan dan para pemustaka akan betah dan mau berkunjung lagi ke perpustakaan.

      Menurut Bahri (2008:30) Konsep adalah satuan arti yang mewakili sejmlah objek yang mempunyai cirri yang sama. Orang yang memiliki konsep mampu mengadakan abstraksi terhadap objek-objek yang dihadapi, sehingga objek-objek dihadirkan dalam kesadaran orang dalam bentuk representasi mental tak berperaga. Konsep sendiri pun dapat dilambangakan dalam bentuk suatu kata (lambang bahasa). Jadi perancangan konsep semacam ini akan dapat lebih mengubah persepsi orang yang menganggap perpustakaan sebagai tempat yang membosankan.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Dalam makalah  ini akan dibahas  beberapa masalah seperti definisi kantor dan perpustakaan, perbedaan aktivitas di perkantoran dengan di perpustakaan, karakter dan prinsip kantor yang sesuai untuk perpustakaan, layout kantor yang sesuai untuk perpustakaan, komunikasi yang di lakukan antar pegawai perpustakaan (pustakawan) maupun pustakawan dengan pemustaka, administrasi dan dokumentasi di kantor dan di perpustakaan, serta alat dan mesin perkantoran yang digunakan di perpustakaan.

1.3 TUJUAN

            Dalam pembuatan makalah ini terdapat beberapa tujuan,  adapun tujuan dari makalah saya yang berjudul “Perancangan Konsep dan Aktivitas Perkantoran di Perpustakaan” adalah sebagai berikut:

a. Menyelesaikan tugas yang diberikan oleh dosen pembimbing mata kuliah A.P

b. Untuk mengetahui peran dari Peancangan Konsep dan Aktivitas Perkantoran di    Perpustakaan.

c.     Untuk mencari tahu  hal yang di butuhkan dalam Peancangan Konsep dan Aktivitas Perkantoran di    Perpustakaan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Definisi Kantor dan Perpustakaan.

      Secara etimologis kantor berasal dari bahasa Belanda, “kantoor” yang berarti ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi, dan sebagainya. Menurut Mukijat kantor yaitu setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. (1997:3).

Dalam pengertian yang statis kantor adalah gedung atau suatu tempat. Dalam arti dinamis kantor adalah berarti proses. Dari dua pengertian tadi dapat diartikan bahwa kantor merupakan suatu tempat yang digunakan untuk melakukan suatu aktivitas secara terus menerus (continue). Bila aktivitas itu hanya satu kali atau sesaat saja maka tidak dapat dikatakan sebagai kantor.

     Perpustakaan adalah merupakan hal yang penting untuk diadakan dan di perhatikan secara khusus karena melihat fungsi dan isinya. Namun untuk memperkuat teori tentang perpustakaan ada bebrapa pakar yang mendefinisikan perpustakaan. Salah satunya menurut sulistyo basuki yang mendefinisikan bahwa:

“Perpustakaan adalah sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual ( Sulistyo, Basuki ; 1991 ). “

Sedangkan menurut UU RI No. 43 Th. 2007 Tentang perpustakaan pasal 1 ayat 1 menjelaskan bahwa:

“Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. ( pasal 1 ayat 1 UU RI No. 43 Th. 2007 Tentang perpustakaan )”

2.2 Perbedaan Aktivitas di Perkantoran dengan di Perpustakaan.

Pada umumnya kegiatan kantor mempunyai peranan:

•         Melayani pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.

•         Menyediakan informasi bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.

•         Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai satu keseluruhan.

     Sedangkan kegiatan di perpustakaan mempunyai peranan :

·         Memberikan jasa sirkulasi (pendaftaran anggota, peminjaman buku, pengembalian buku, dan pemungutan denda.)

·         Memberikan jasa pelengkap, dengan menjawab pertanyaan yang dilontarkan oleh pemustaka.

·         Memberikan jasa pelengkap, yaitu: jasa informasi, jasa konsultasi, dan care taking.

2.3 Karakter Kantor dan Perpustakaan.

Suatu kantor yang ideal memiliki karakteristik terentu yakni : Memiliki bangunan & tata ruang yg baik;  Perlengkapan / perabot yang tepat ; Pegawai yang melaksanakan tugas dengan baik dan akuntabel; Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis ; Memiliki sikap, cara berfikir yang sesuai dg perkembangan jaman ; Mendayagunakan biaya dan tatalaksana yang efektif, efisien dan produktif ; Mendasarkan atas sistem informasi (information based organitation ; Computer based.

Sedangkan untuk karakteristik perpustakaan yang ideal tidak jauh berbeda dengan karakteristik pada kantor, yakni : Memiliki bangunan yang luas; Tata ruang yang baik antara rak buku dengan bangku membaca; Suasana harus terang dan sejuk; Pustakawan berwawasan luas dan humanistis,  terbuka dan demokratis, ramah dan sopan; Berorientasi pada informasi, komunikasi dan komputerisasi.

2.4 Layout-layout Kantor yang Sesuai untuk Perpustakaan

Tata ruang kantor/ layout kantor merupakan pengaturan ruang kantor secara terinci untuk memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang praktis untuk melaksanakan pekerjaan kantor.

Geoffrey Mills, Oliver Standingford

n  Persyaratan lingkungan fisik (The Liang Gie 1998:210)

Space dan Kebersihan

n  Perlengkapan, dan perabotan harus dijaga kebersihannya.

n  Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai.

n  Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap petugas (=3,7 meter persegi).

Suhu udara

• Suhu yang sedang harus dipertahankan di tempat orang bekerja (kecuali jangka waktu singkat), yaitu minimum 16 derajat C (60,8 derajat F)

Ventilasi

n  Ruang kerja mendapatkan aliran udara segar atau udara yang sudah dibersihkan.

Penerangan cahaya

n  Ruang kerja mendapatkan cahaya matahari atau lampu yang cocok dan cukup.

Fasilitas kesehatan

n  Tersedia kamar kecil dan toilet yang terjaga kebersihannya.

Air minum

n  Air bersih untuk keperluan minum petugas

Tempat duduk

n  Tempat duduk (kursi kerja) dengan sandaran punggung &kaki bila perlu.

Mesin

n  Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus cukup terlatih.

Beban berat

n  Petugas tidak boleh mengangkat atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan.

Pertolongan pertama

n  Kotak atau lemari obat dan seorang petugas yang terlatih untuk pertolongan pertama.

Penjagaan kebakaran

n  Alat pemadam kebakaran, sirine tanda bahaya & kebakaran, dan sarana untuk melarikan diri dari bahaya kebakaran

= Beberapa hal diatas yang berhubungan dengan layout kantor yang harus diterapkan di perpustakaan adalah :

Space dan Kebersihan

·         Luas ruang baca harus terpisah dengan ruang pegawai (tata usaha), ruang baca berdekatan dengan ra-rak buku.

·         Buku hars tetata rapi di raknya sesuai dengan nomor klasifikasi yang tertera dan masing-masing subjek harus dipisahkan.

·         Buku, rak, lantai, meja, harus selalu bersih dan terbebas dari debu.

Suhu udara

• Suhu yang sedang harus dipertahankan di perpustakaan yaitu minimum 16 derajat C (60,8 derajat F), minimal terdapat 4 AC dalam ruangan sebesar ± 400m.

Ventilasi

·         Ruang perpstakaan harus mendapatkan aliran udara segar atau udara yang sudah dibersihkan.

Penerangan cahaya

·         Ruang perpustakaan mendapatkan cahaya matahari atau lampu yang cocok dan cukup minimal 6 lampu dalam ruangan ±400m.

Fasilitas kesehatan

·         Tersedia kamar kecil dan toilet yang terjaga kebersihannya.

Air minum

·         Air bersih untuk keperluan minum petugas.

Tempat duduk

·         Tempat duduk (kursi kerja) dengan sandaran punggung &kaki bila perlu.

·         Terdapat ruangan lesehan untuk para pemustaka yang sedang diskusi kelompok.

·         Bangku baca harus berdekatan dengan rak koleksi buku.

Mesin

·         Terdapat komputer khusus bagi pustakawan untuk proses sirkulasi.

·         Terdapat komputer khusus untuk pemustaka (untuk melakukan proses perpustakaan digital.)

·         Terdapat mesin fotocopy dan scanner.

·         Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus cukup terlatih.

Penjagaan kebakaran

·         Alat pemadam kebakaran, sirine tanda bahaya & kebakaran, dan sarana untuk melarikan diri dari bahaya kebakaran.

2.5 Konsep Perancangan Kantor perpustakaan

Dalam perancangan konsep ini penataan kantor perpustakaan menggunakan konsep terbuka karena akan lebih menghemat volume ruangan dan mempermudah dalam pengawasan karyawan oleh pimpinan, selain itu juga dapat terjalin kekeluargaan antar karyawan. Konsep rancangan kantor telah disesuaikan dengan jumlah karyawan dan perlengkapan kantor yang akan disediakan.

 

2.6  Komunikasi di Perpustakaan.

Definisi Komunikasi berasal dari kata common (communis) yang berarti sama. Bila kita berkomunikasi, maka kita berusaha untuk mencapai commonness (kesamaan makna). Kesamaan makna dicapai melalui aktivitas berbagi gagasan, pengetahuan, dan sarana.

Komunikasi merupakan proses pertukaran gagasan, pengetahuan, sikap melalui penggunaan lambang-lambang. Lambang-lambang verbal dan non verbal. Tujuannya: mencapai kesamaan makna atau pengertian bersama (commonness, mutual understanding).

Komunikasi dimengerti sebagai pemindahan makna secara sengaja atau tidak disengaja (deliberate or accidental transfer of meaning).

Komunikasi adalah proses yang terjadi ketika seseorang mengobservasi atau mengalami perilaku dan mengatribusikan makna terhadap perilaku tersebut.

Michael Moutley:

Komunikasi seharusnya dibatasi pada pesan yang secara intensional ditujukan kepada orang lain dan diterima mereka.

     Peter Andersen:

Komunikasi seharusnya melibatkan setiap perilaku yang bermakna bagi penerima apa pun caranya: intensional atau tidak intensional.

     Clevenger:

Pesan-pesan yang dikirim secara intensional sajalah yang seharusnya dianggap komunikasi, namun intensionalitas itu sendiri sulit untuk ditentukan.

n  Proses Komunikasi

a.       Develop an idea (Berfikir, mengembangkan ide) Sebelum pengiriman pesan, sender berfikir dahulu mengenai apa yang akan disampaikan.

b.      Encoding (Merubah pesan ke dalanm bentuk sandi) Mengubah pesan informasi ke dalam simbol-simbol (sandi) misalnya tulisan, angka, gerakan tubuh, yang mampu memindahkan pengertian.

c.       Transmitting the message (Pengiriman Berita/ penyampaian pesan) baik verbal maupun non verbal atau bagaimana pesan akan disampaikan.

d.      Memilih channel (saluran) untuk mengirimkan pesan agar saluran komunikasi terbebas dari hambatan.

e.       Receiver (Penerima Berita). Penerimaan pesan oleh receiver (penerima) melalui panca inderanya.

f.        Decoding (Pengartian atau Penterjemahan Pesan) Receiver mengerti atau memahami akan isi pesan yang disampaikan oleh sender dengan mengartikan atau menterjemahkan simbol-simbol atau sandi.

g.       Feedback (Respon, Tanggapan, Umpan Balik)

n  Proses Komunikasi di Perpustakaan.

2.6 Administrasi dan Dokumentasi Perkantoran dan Perpustakaan.

Dokumen Perkantoran

•         Alat komunikasi tertulis.

•         Catatan atau rekaman kegiatan suatu organisasi.

•         Dokumen juga bisa berisi langkah dan tanggung jawab pelaksanaan proses manajemen. Contoh proses Manajemen Pembelian, Perencanaan produksi, Disain, Penanganan keluhan pelanggan, dsb.

•         Dokumen bisa berisi rencana kerja, sumber daya yang diperlukan dan penanggung jawab untuk mencapai sasaran.

•         Struktur dan format : Konsisten, Mudah dimengerti, Menarik .

•         Bentuk Dokumen: Interdepartemental memo, Paper form, Proposal, Reports and related working papers, Written procedures (sometime called strandard practice operation.

KESIMPULAN

Rancangan konsep dan aktivitas kantor di perpustakaan adalah Segala sesuatu yang berada dalam ruangan yang di buat dan, diatur sebagai wadah dalam suatu kegiatan dalam melakukan kegiatan. Sedangkan Tataruang Perpustakaan Lembaga adalah usaha untuk mengatur atau menyusun ruangan perpustakaan lembaga dengan sedemikian rupa sehingga dapat tercipta suasana yang indah, rapi, bersih, aman dan nyaman bagi para petugas dan pemakai perpustakaan. Jadi kualitas layanan dilihat dari konsep tata ruang perpustakaan lembaga adalah tingkat kondisi ruangan perpustakaan untuk mendukung kegiatan jasa perpustakaan lembaga untuk memenuhi atau melebihi yang di harapkan publik.

Adapun hal – hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan tata ruang perpustakaan adalah: 1. Letak Ruangan,; 2. Bentuk Ruang,; 3. Tata Ruang,; 4. Penerangan, Ventilasi, Perabot Serta Pengamanan,; 5. Penggunaan Rambu-Rambu. Dengan adanya penataan semua hal ini maka akan meningkatkan kualitas dari layana perpustakaan. Karana ruang adalah unsure utama dari terbentuknya sebuah perpustakaan. Tanpa danya ruangan maka perpustakaan tidak akan dapat terwujud.

Begitu juga dengan pengaturan ruangannya dalam neningkatkan kualitas layanan perpustakaan lembaga sangat berperan karena dengan penataan yang baik dapat membuat semua layanan yang ada/ di sediankan di perpustakaan ikut meningkat karena kualitas penataan ruangan yang baik akan membawa manfaat yang baik pula untuk kegiatan lainnya. Seperti : meningkatkan kenyaman pengunjung dan menarik minat pengunjung datang, meningkatkan kinerja para pegawainya sehingga akan meningkatkan output layana perpustakaan.